Deel 3 – Communicatie & het nieuwe werken: Cito

Share

Het Nieuwe Werken, wie kent het niet! Veel informatie is beschikbaar, met veel aandacht aan de bricks en bytes en tools. De communicatie wordt door iedereen gezien als een essentiële factor, maar wat te doen? In aanloop naar de week van het nieuwe werken volgt hier een blogreeks met praktijkcases. Alle cases staan uitgebreid beschreven in het ebook Communicatie bij Het Nieuwe Werken, dat tijdens de week van nieuwe werken verschijnt.  In dit blog Cito over hun verhuizing en ‘Anders samen werken’.


Cito: wees transparant

In 2008 is Cito gestart met het ontwikkelen van een nieuw werkconcept ‘Samen anders werken’.  Liesbeth van Listenburg, hoofd Marketing & communicatie, vertelt over de verhuizing, de weerstanden en de gehanteerde communicatie in het hele traject.

‘Cito ging verhuizen naar een nieuw te ontwikkelen kantoorpand. Daarin begon het eigenlijk met de vraag “Wat is Cito volgens jou?”, want het antwoord wilden we gebruiken voor de sfeer van het nieuwe pand. De antwoorden waren transparant, kleurrijk, maar niet te hip, want Cito is in dat opzicht best conservatief, maar wel vernieuwend. We gingen ons al snel verdiepen in andere mogelijkheden dan het traditionele kantoor en kwamen zo uit bij Het Nieuwe Werken. Of Activiteitengericht werken, of Samen Anders Werken, zoals we het uiteindelijk noemden’.

Omgaan met weerstanden

‘De stuurgroep was enthousiast, maar dan moet je de top ook meekrijgen. Dat was de eerste uitdaging. De weerstand bleek te zitten in de beelden die er heersten over kantoortuinen en dat met een inrichting voor maximaal 70% bezetting er ruimte tekort zou ontstaan. We zijn daarom bij andere bedrijven in de regio gaan kijken, hoe zij het deden en zelf de sfeer te proeven. Dat hielp en een jaar later was ook de top om. Voor de hele invoering is het natuurlijk essentieel dat het hele management meegaat, zo niet dan zal de rest van de organisatie dit zeker ook niet doen.’

‘Tijdens het proces bleek er nog meer weerstand te ontstaan, zowel bij externe partijen als onder onze eigen mensen. De bewoners in de omgeving kregen opeens een kantoorpand als uitzicht. Daartoe hebben we gelijk al in een vroeg stadium de buurt erbij betrokken. Ook ontstond er intern weerstand, mensen zetten de hakken in het zand. Dit is medebepalend geweest voor onze communicatie-inzet in het proces. Zo hebben we een klankbordgroep opgericht met vertegenwoordiging uit alle afdelingen, zijn er workshops over het onderwerp georganiseerd en partijen die al volgens het Nieuwe Werken werkten bezocht. Ook hebben we een aparte mailbox ingesteld waar mensen opmerkingen, klachten en zorgen kwijt konden.’

Continu communiceren

‘Onze ingezette communicatie is vooral gericht om alle partijen continu te informeren en de veranderingen te laten zien. Enkele ingezette communicatiemiddelen waren het digitale personeelsblad, de Bouwkrant, lunchwandelingen naar de bouw, een periodiek Verhuisbericht met bijvoorbeeld functionele uitleg over de verhuizing, een speciale folder bij de opening over de nieuwe werkwijze en praktische onderwerpen en niet te vergeten de open dag en de spectaculaire opening door Koningin Beatrix.’

Aandacht houden voor het concept

‘Na de opening van het kantoor is er nog steeds aandacht nodig voor handhaving van het concept. Het geven van feedback blijft echt wel een aandachtspunt in de onderlinge communicatie.  Wat we zien in de communicatie is dat de mensen elkaar nu beter weten te vinden. Ze zien elkaar meer en door de grote familietafels in het bedrijfsrestaurant schuiven mensen makkelijker bij elkaar aan voor de lunch.’

Transparant

‘Tot slot wat mijn tips zijn: wees transparant, vertel helder je doelen van tevoren. Als je je beloftes moet aanpassen, communiceer dit dan ook. Verder denk ik dat je nooit genoeg en nooit teveel kunt communiceren.’

Meer informatie over de communicatie bij Cito, kunt u lezen in het ebook dat volgende week verschijnt. Belangstellenden kunnen ook contact opnemen met Liesbeth van Litsenburg.

Lees ook de andere 3 delen in deze blogreeks: Adecco, provincie Overijssel en ABN AMRO. Het complete verhaal met achtergrondinformatie is vanaf maandag te lezen in het ebook Ik ga op reis en neem mee… over Communicatie & Het Nieuwe Werken.

Share

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *